職場專家 Christine Orchard 遠距工作 3年增加6倍

文/讀者太太 |2022.02.05
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遠距工作在過去3年間,迅速成長了6倍,且未來勢不可擋,無論是企業老板或員工,都應該做好準備,以因應這個職場必然趨勢。圖/Christine Orchard twitter

文/讀者太太

住在英國的我,最近換了一份完全在家工作的遠距工作。出於我對遠距工作這個勢不可擋的職場趨勢充滿好奇,最近特別訪問了美籍在台遠距工作職場專家Christine Orchard(遠距工作求職網站 arc.dev 行銷長 ),並以問答形式,原汁原味呈現訪談內容。



遠距工作的定義是什麼?


A:

一般在談的「遠距工作」,大概可分為以下3種類型:

(1) 遠距工作:通常指的是公司員工在完全或幾乎完全遠距的情況下,在自己的家裡工作。對這些員工來說,他們每天辦公的地方是一個固定的空間,譬如一間在家中的辦公室,或是一個固定用來辦公的角落。如果該公司有實體辦公室,遠距工作的員工可以偶爾去那裡工作,但他們不太可能會有自己的固定座位。

(2) 遠距友善:一般也被稱之為「可以遠距」的工作,指的是公司提供員工可以在家工作的權利給員工選擇,但每周可能會有幾天必須進公司,或是在有需要召開面對面會議時進公司開會。

(3) 混合型態工作:顧名思義,指的是混合需要到實體辦公室上班,以及在家遠距工作這兩種型態。至於需要進辦公室的比重,則視公司規定,又可分為以下兩大類:

.公司導向型:指的是員工一周有1~2天可以在家工作。

.遠距導向型:指的是員工一般時間都是在家工作,但可以在和雇主協調好的時間去拜訪實體辦公室,或是在那裡上班。

遠距導向的混合型態,鼓勵員工儘量在家工作,並且公司會投資很多,在建立遠距工作的軟硬體上;而遠距友善,只是公司會給員工在家工作的選項,但不會積極鼓勵員工在家工作。



遠距工作的好處與壞處?

A:
大致說來、遠距工作的好處有以下這些:

(1)更好的工作與生活平衡。

(2)省去通勤時間。

(3)減少使用交通運輸工具、減少汙染,對地球更友善。

(4)安排工作時更有彈性。

(5)員工對自己的工作進度有更高的掌控。

(6)雇主能省下一筆龐大的水電費與租金支出。

而壞處是:

(1)缺乏面對面的人際互動與社交機會。

(2)可能會產生寂寞感與疏離感,或導致員工缺乏向心力。

(3)如果在家中沒有特定的工作地點,可能會造成上下班的界限變得模糊。

(4)雇主會利用科技更加掌控員工的工時及生活步調。

(5)員工在家工作必須自行吸收水電與網絡等成本。

(6)如果一個家庭內不止一個人在家工作,可能會有空間不足或互相干擾的問題。

在家中設置專屬的工作環境,是遠距工作的基本動作。圖/Christine Orchard twitter

哪些行業適合遠距工作?

A:

傳統上來說,包括工程師、設計、行銷或銷售類等知識型的工作比較適合遠距,但近年來有愈來愈多產業加入遠距友善的行列,像心理諮商、金融業與法律業,都開始有這股風氣。


雇主該如何打造一個理想的遠距工作環境?

A:
最重要的面向包括 IT 系統、財務(包括稅務規範等),以及相對應的人力資源系統。以下再細分為幾大重點:

(1) 確保每位員工都有適當的工具,包括適合工作的桌椅、電腦、耳機,以及最重要的──快速的網路。

(2) 準備好配套的軟體,包括通訊軟體像Slack或Microsoft Teams;線上會議軟體像Zoom、Google Meet、Around;文件分享軟體以及專案管理軟體,後者尤其重要,因為它能確保每位員工都能精確掌握工作的進度,一般較常使用的軟體有Notion、Trello、Asana,或是後台工程師常使用的Github。

(3) 開始數位化所有資訊,讓員工可以透過雲端取得公司所有的檔案。我推薦使用Google Workspace和Notion。

(4) 管理者心態調整,包括透過溝通讓組織更透明,畢竟在大家見不到面的情況下,資訊更加需要透明公開。我建議所有的主管可以從「過度溝通」開始,以確保員工真正了解你的意思。再來,記得要透過公告的方式即時更新資訊,並提供員工反饋的機會的管道。我個人的團隊可以隨時匿名遞交問題,再由我在例行會議中公開回答,這個方式對於建立團隊內部的信任很有幫助。

(5) 善用書寫與不同步溝通,畢竟不是每個人都需要參加每一場視訊會議,為了確保不耽誤彼此的工作時間,請鼓勵員工無論是討論 、做決定還是給予意見反饋,都盡量用書寫的方式交流,而你也將發現,利用這種方式溝通的結果,往往更有效率。

(6) 信任你的團隊。微觀的管理方式,在遠距工作的世界很難生存,所以必須信任你的團隊,放手讓他們用自己的方式工作,解決自己的問題。更重要的是,雇主要開始學會用工作表現來衡量績效,而不是用「是否看到員工在他們的位子上工作」來打績效。許多像Google那樣的科技公司使用 OKRs(Objectives and Key Results)來設定工作任務,並做每周匯報,如此一來,哪些任務未被完成,就能一目了然。

職場專家 Christine Orchard 圖/Christine Orchard twitter

員工該如何適應完全遠距的工作模式?

A:
(1) 首先,確認這種模式真的是自己想要的。遠距模式不適用於所有人,尤其是習慣被密切管理的員工,在遠距工作的情況下可能會適應不良。

(2) 建立主動和主管及團隊溝通的習慣。

(3) 建立自己的時間表。

(4) 打造專屬於自己的辦公環境,確保上下班有明確的界限。

(5) 堅守工作的基本原則。無論是遠距工作還是傳統模式工作,最基本也最重要的還是理解自己的角色與責任,並專注在如何達成公司期待的工作結果。



遠距工作未來發展為何?

A:
美國矽谷的傳奇投資人Marc Andreessen認為,遠距工作已經在根本上改變了世界,且是「永久的文明轉折」,並宣稱這不但比網絡的發明還重要,更是他有生之年親眼目睹過的最重要的改變。

2018 年只有大約4%的美國公司實施遠距工作,但僅短短3年,Global Workplace Analytics就預測到2021年底為止,即將有25%到30%的公司會轉型成為遠距工作。大型科技公司像Dropbox、Facebook、Google等也早已紛紛宣布,遠距工作模式將成為永久的常態,而不只是疫情下的產物。

最後,根據 GitLab 的《遠距工作報告》(The Remote Work Report 2021),52%的員工表示,他們會為了在家工作,離開維持傳統形態的公司,轉而為遠距工作的公司服務。

這說明了在未來,如果雇主要留住人才,就必須要考慮遠距工作的可能性,因為除了薪資或福利,員工考慮加入一間公司的指標,還包括了「是否能遠距工作」這個選項。

這些事實都告訴我們,遠距工作的未來勢不可擋,無論你是老板或員工,都應該做好準備,以因應這個職場新趨勢。



關於作者

英國人妻讀者太太Mrs Reader,政大社會學系、上海復旦大學新聞研究所畢業,當過5年記者、2年精品公關。目前定居英格蘭中部,任職整合行銷公司客戶經理,同時為求職網站Meet.Jobs駐英國特約作家,撰寫關於職場、親子、生活的跨文化社會觀察與現象解析。本文為其「英國職場放大鏡」專欄文章。

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