【日理萬機】多任務處理 利與弊

 |2022.05.01
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現代資訊發達,有些人往往會將「一心多用」視為本事。圖/123RF

文/本報綜合報導 

現代資訊發達,有些人往往會將「一心多用」視為本事,並以多任務處理(Multi-task)能力自豪,認為這樣既是辦事效率高,又可鍛鍊腦力。在辦公室裡,電腦螢幕上同時打開數個網站頁面、2個email帳號、3份文檔和至少一個社群媒體網站,這樣的畫面相信大家並不陌生。但,有研究指出,多任務處理會浪費至少40%的時間,反而降低工作績效。

一心多用 耗力傷腦

自從有了電腦、手機之後,同時處理幾件事情就更容易了,發簡訊、玩遊戲、看影片等,還可以幾個電子螢幕同時進行。科技的發達,好像有助於同時辦理許多件事,但實驗發現,這樣做可能使大腦功能衰退。史丹福大學研究員發現,習慣於同時瀏覽多種媒體的學生,比起那些很少使用多個電子產品的學生,注意力更難集中,專注時間更短暫。

人類的生理構造,其實並不適合同時進行多件任務。美國神經科學家馬丁內斯‧康德表示,只有電腦才能同時處理多工運算,而人類天生必須專注。他說,啟動「注意力」的神經迴路具抑制性,如果把注意力分散在兩個或更多任務上,它們就會彼此抑制。因為當你對某件事集中注意力,同時就會限制你對其他事物的注意力。

也就是說,同時處理多個任務,至少對多數人來說是不容易的,一般人很難一心二用。換句話說,大部分人「任務切換」的能力並不是很好。專家估計,在不同任務之間切換自如的人,也就是所謂的「超級工作者」,所占比例不到2%。況且大腦在不同任務間切換時,需要大量消耗體力,而愈專注於一項任務時,相對能保持良好的精神力。

 圖/123RF

多項任務 要事第一

然而,目前多任務處理似乎有不斷增長的趨勢,這還不僅僅發生在工作職場。曾經有報導指出,99%的成人會在一周的某些時刻同時使用2種訊息媒體。許多人每天平均用123分鐘的時間處於多任務處理狀態,最常見的是在看電視的同時又講電話。其實,我們可以決定減少查看email的次數,或者直接關掉提示音,但一般情況下,大部分的人不會這樣做。因為同時做2件事會讓人覺得好像節省了許多時間,似乎也較有效率。

心理學名詞「單一假設」(monochronic assumption)指的是,完成一個任務再開始另一個任務會具有較高效率。然而,亞倫‧布魯多恩教授在研究中發現,實際上這是一項個人偏好的問題。原因是,有些人喜歡把一件事辦完再辦另一件,有些人則喜歡同時辦多件事,並且都完成得很好。

比如,經營一家生意繁忙的咖啡店就是一個很好的實例,即便多任務處理並不一定會提高咖啡店事務的處理速度。事實上,店內人員在餐廳工作就必須同時操辦許多工作項目,除此之外,別無選擇。但是,如果進一步採取「要事第一」的行動模式,或許更有益於提高工作效能。

 咖啡店人員在餐廳工作就必須同時操辦許多工作項目。圖/123RF

注意力殘留效應

一般人通常不適合一心多用的原因,其實就在多任務處理的問題上。根據一項研究發現,當人們把注意力從一項任務轉移到另一項任務時,有部分的意識卻依舊停留在上一項任務上,這就稱為「注意力殘留」。每當注意力來回切換時,大腦會提醒自己注意最初正在做的那件事情上,此時就會對新任務產生干擾,所以容易增加大腦認知的負擔。

過去大部分研究顯示,當人們同時處理2項任務時,他們的反應速度和精確度都會降低。然而,索菲‧雷羅伊教授針對「注意力殘留」所做的實驗發現,當受試者在時間壓力下被要求完成其中一項任務時,前項任務的注意力殘留就會很快消失。

換句話說,當一項任務有嚴格截止時間要求時,人們的選項就會變少,同時會做出認知複雜程度較低的決策,第一項任務的注意力殘留也會隨之減少,從而使人們迅速忘卻這項任務,開始處理新的任務。當注意力高度集中時,對舊任務的記憶也會迅速消失,促使人們轉而關注下一項任務的截止時間。

 一般人完成一個任務再開始另一個任務會有較高的效率。圖/123RF

這就是說,儘管多任務處理可能會分散注意力,但它也可能產生積極的效果。從心理學一項「強迫轉換任務」的實驗發現,在某些情況下,讓自己感覺放鬆或者完成創意練習時,多任務處理能力則會增強。但若非如此,當注意力殘留愈嚴重,任務表現就會愈差。

因此,如果有人因注意力殘留而導致愈來愈焦慮,那麼他也就只能一次做一件事情,讓大腦休息一下再進行下個階段任務,這樣才會更省時、更有效率。

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