【日理萬機】多任務處理利與弊

THE MERIT TIMES

文／本報綜合報導　 2022-05-01 10:00

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專注於一項任務時，較能保持良好的精神力。圖／123RF

現代資訊發達，有些人往往會將「一心多用」視為本事。圖／123RF

咖啡店人員在餐廳工作就必須同時操辦許多工作項目。圖／123RF

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一般人完成一個任務再開始另一個任務會有較高的效率。圖／123RF

一般人通常不適合一心多用的原因就在多任務處理的問題上。圖／123RF

文／本報綜合報導　

現代資訊發達，有些人往往會將「一心多用」視為本事，並以多任務處理（Multi-task）能力自豪，認為這樣既是辦事效率高，又可鍛鍊腦力。在辦公室裡，電腦螢幕上同時打開數個網站頁面、2個email帳號、3份文檔和至少一個社群媒體網站，這樣的畫面相信大家並不陌生。但，有研究指出，多任務處理會浪費至少40%的時間，反而降低工作績效。

一心多用耗力傷腦

自從有了電腦、手機之後，同時處理幾件事情就更容易了，發簡訊、玩遊戲、看影片等，還可以幾個電子螢幕同時進行。科技的發達，好像有助於同時辦理許多件事，但實驗發現，這樣做可能使大腦功能衰退。史丹福大學研究員發現，習慣於同時瀏覽多種媒體的學生，比起那些很少使用多個電子產品的學生，注意力更難集中，專注時間更短暫。

人類的生理構造，其實並不適合同時進行多件任務。美國神經科學家馬丁內斯‧康德表示，只有電腦才能同時處理多工運算，而人類天生必須專注。他說，啟動「注意力」的神經迴路具抑制性，如果把注意力分散在兩個或更多任務上，它們就會彼此抑制。因為當你對某件事集中注意力，同時就會限制你對其他事物的注意力。

也就是說，同時處理多個任務，至少對多數人來說是不容易的，一般人很難一心二用。換句話說，大部分人「任務切換」的能力並不是很好。專家估計，在不同任務之間切換自如的人，也就是所謂的「超級工作者」，所占比例不到2%。況且大腦在不同任務間切換時，需要大量消耗體力，而愈專注於一項任務時，相對能保持良好的精神力。

多項任務要事第一

然而，目前多任務處理似乎有不斷增長的趨勢，這還不僅僅發生在工作職場。曾經有報導指出，99%的成人會在一周的某些時刻同時使用2種訊息媒體。許多人每天平均用123分鐘的時間處於多任務處理狀態，最常見的是在看電視的同時又講電話。其實，我們可以決定減少查看email的次數，或者直接關掉提示音，但一般情況下，大部分的人不會這樣做。因為同時做2件事會讓人覺得好像節省了許多時間，似乎也較有效率。

心理學名詞「單一假設」（monochronic assumption）指的是，完成一個任務再開始另一個任務會具有較高效率。然而，亞倫‧布魯多恩教授在研究中發現，實際上這是一項個人偏好的問題。原因是，有些人喜歡把一件事辦完再辦另一件，有些人則喜歡同時辦多件事，並且都完成得很好。

比如，經營一家生意繁忙的咖啡店就是一個很好的實例，即便多任務處理並不一定會提高咖啡店事務的處理速度。事實上，店內人員在餐廳工作就必須同時操辦許多工作項目，除此之外，別無選擇。但是，如果進一步採取「要事第一」的行動模式，或許更有益於提高工作效能。

注意力殘留效應

一般人通常不適合一心多用的原因，其實就在多任務處理的問題上。根據一項研究發現，當人們把注意力從一項任務轉移到另一項任務時，有部分的意識卻依舊停留在上一項任務上，這就稱為「注意力殘留」。每當注意力來回切換時，大腦會提醒自己注意最初正在做的那件事情上，此時就會對新任務產生干擾，所以容易增加大腦認知的負擔。

過去大部分研究顯示，當人們同時處理2項任務時，他們的反應速度和精確度都會降低。然而，索菲‧雷羅伊教授針對「注意力殘留」所做的實驗發現，當受試者在時間壓力下被要求完成其中一項任務時，前項任務的注意力殘留就會很快消失。

換句話說，當一項任務有嚴格截止時間要求時，人們的選項就會變少，同時會做出認知複雜程度較低的決策，第一項任務的注意力殘留也會隨之減少，從而使人們迅速忘卻這項任務，開始處理新的任務。當注意力高度集中時，對舊任務的記憶也會迅速消失，促使人們轉而關注下一項任務的截止時間。

這就是說，儘管多任務處理可能會分散注意力，但它也可能產生積極的效果。從心理學一項「強迫轉換任務」的實驗發現，在某些情況下，讓自己感覺放鬆或者完成創意練習時，多任務處理能力則會增強。但若非如此，當注意力殘留愈嚴重，任務表現就會愈差。

因此，如果有人因注意力殘留而導致愈來愈焦慮，那麼他也就只能一次做一件事情，讓大腦休息一下再進行下個階段任務，這樣才會更省時、更有效率。

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