職場裡的黃金溝通術

THE MERIT TIMES

文／李忠峯 2023-07-22

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圖／123RF

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文／李忠峯

「團隊溝通好累，有沒有萬用公式？」身為管理職或小主管，在工作中不僅僅需要追求工作績效，更要顧及向上及向下溝通的技巧，究竟如何才能讓表達更有層次，有效打造出一個能良善溝通的團隊，快速擬定策略，讓整個團隊持續向前……

上班族聚會時最常拿來抱怨及說嘴的，就是向上或是向下溝通的議題！原因無他：在這個資訊發達的現代社會裡，溝通工具雖然方便許多，但人與人之間似乎還是不容易達成工作上的共識！所以會持續不斷地發現問題，也同時被許多溝通的障礙困擾著！

以下就使用心智圖來圖解向上、向下溝通，清楚剖析溝通的途徑，讓身在職場者溝通時能釐清思緒，表達時能更有層次。

向上溝通消除敵對不信任

與老闆的理念不相通時，很多情況是我們自己思考層面不足所導致，所以當務之急要先理解老闆過去的經歷、行為特質，以及個人性格；倘若他是位值得跟隨和學習的對象，那麼在檢討自己與老闆意見不同的立場之後，便能找出真正的問題點。

設定良善溝通的解決之道

有時候是口快心直！說錯話了～那問題小！有時候是考量的角度不同，這時候用請教的方式來溝通，不僅能有效解決問題，更能避免向上衝突。有時候是自己思考時間過短，太快給出不切實際的解方，那麼就請稍微慢下來，給自己緩衝的時間想出一個通盤的解決之道。

大多數溝通不良狀況的發生，都起因於老闆有考慮全局的思維，但我們沒有，所以，向上溝通大部分良善的層面，都是以學習心態出發，朝掌握老闆的思維走向，就能一邊在老闆身邊學到經驗，一邊讓自己更接近與老闆良善溝通的目標。

重倫理、知進退、多回報

要做到尊重老闆這位值得學習的對象，但同時又能保持個人客觀的角度，其實很不容易！畢竟職場上，大多數時候要懂得權衡！所謂權衡：就是在不傷害任何關係的前提下，達到雙向溝通的結果。

請記住，是雙向溝通，而非單向。如果我們的立場是為了把事情做好，那麼就要提出一個讓老闆可以接受的論點，搜集可用的資訊、提出佐證，並且將論點規畫成執行方案，隨時回報進度，就不會老是被老闆拒絕！

雙向溝通的重點可以藉助「談判技巧」，而且要做好讓步的準備。先以尊重老闆為前提，所以在某些做法上，優先採用老闆的建議，但是實際操作的過程與結果，是掌握在自己手上！若想成功說服老闆，就不要太在意執行過程，只有拿出可以服眾的成果來實證，就能達成一次良好的溝通。

無前例可循也能成功提案

倘若是創新的作法，沒有過去的案例可以佐證，那麼得要先確定你在公司裡，是否有足夠的分量來做這件事？若不確定，通常的作法是找到一位資深的主管來支持你，或者「先」得到眾多人認可，才來做提案的動作，比較有機會成功。

所以必須先確立溝通的目的是什麼？為了達成這個目的，有必要和老闆發生意見爭執嗎？有沒有兩全其美的操作方式？這個目的對於公司、對於老闆本身，是否有絕對的好處？

當老闆提出不可行的方案

延續上一個議題，倘若傑出的老闆突然提了一個很難以執行的方案，讓所有人都丈二金剛摸不著腦袋，該怎麼辦？當然要採取私下溝通的方式，提出大多數人反對的理由，用「好好說話」的方式來交換意見！

記得要圍繞在為了公司好的大前提之下來做建議，同樣要做好先搜集有效資訊，對公司有利的作法來比對，順著老闆的個性來規諫，相信睿智的老闆，一定有時間可以坐下來好好傾聽。

當然，倘若老闆過去就是個很難溝通的對象，而你又必須為了五斗米而折腰，那麼，換個折腰的對象，也許才是真正的好解方。

向下溝通兼顧績效與管理

向下溝通時，最常遇到的問題（定義「問題」的核心非常重要），就是碰到不好溝通的對象；所以要先確定對象的性格是否與工作職掌有衝突。

意思指的是：難溝通的人是否工作能力很強，想法很好又有執行能力，但總是不容易聽令行事、我行我素？面對這樣的下屬，得要開誠布公澄清雙方的關係！

一個團隊若要運行順暢，總得上行下效！倘若雙方老是達不成共識，非但徒勞浪費時間，也會消磨團隊士氣！但若是領導方式不佳而溝通不順暢，首先得找出為何下屬不喜歡自己的領導方式？是不喜歡領導風格還是態度不對？身為一個主管，花時間和屬下相處是有絕對必要的！

尤其現在的年輕朋友，已經不像過去威權時代，能用官威辦事的氛圍。所以，要穩坐主管位子，得下一番苦心。

向下溝通的最佳方法，提供三種角度來思考：

1.動之以情：

大家都知道要跟下屬搏感情，但大家都不太會做！畢竟要花工作以外的時間來相處，即使主管願意，屬下也不見得情願。所以比較好的解方是動之以情；身先士卒，做好示範和模範，自己做不到的事少來要求屬下，讓大家都在一個可以理解的範圍內做事，靠制度和規矩來辦事。

2.誘之以利：

祭出獎勵制度，鼓勵大家來爭取！當主管者帶頭做出好成績，把利益讓出來分享給有功者，體認到在這個團隊裡不但有福利，還有榮耀可以爭取！該給的就大方給，重賞之下必有勇夫！

3.掌握民意：

˙隨時隨地善用工具或通訊軟體來與下屬溝通，也可隨時招開小組會議，或是私下單獨個人訪談也行。

˙面對團隊可掌握有用的第三方情報，也就是安排可信的暗樁，或者是比較客觀的部屬，作為小情報的來源。

˙每個團體免不了有小圈圈，適時安排信得過、對公司較忠誠的夥伴（心腹），平時也要做好明查暗訪！方能掌握民意！

再者，年輕世代距離「使命感」比較遠，適合用合理的規範來領導！特別是「誘之以利」很適合當作帶領年輕世代的高效率做法。當然，主管得是一個敢給、敢帶頭衝的人物，才能驅動得了！

「溝通」是門上乘藝術，懂得職場溝通便能懂得生存與升遷之道，絕對是放諸四海皆準的道理，也是身在職場者都要學習的軟實力！

（作者為360d才庫事業群資深顧問、台灣心智圖大賽創辦人）

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